Apple Automator: Das vergessene Gratis-Tool auf dem Mac

Auf fast jedem Mac liegt seit Jahren ein Programm im Ordner Programme, das die wenigsten je geöffnet haben: der Automator mit seinem Roboter-Symbol. Die meisten User halten ihn für zu sperrig, zu altmodisch oder schlicht für ein Werkzeug für Entwickler. Dabei steckt dahinter ein Baukasten, mit dem Du wiederkehrende Klickarbeit in wenigen Minuten automatisierst, ganz ohne Programmierkenntnisse. In diesem Artikel zeige ich Dir, was der Automator ist, und wir bauen gemeinsam drei Workflows, die Dir im Alltag wirklich Zeit sparen: Bilder per Rechtsklick verkleinern, mehrere PDFs zu einer Datei zusammenführen und Dateien stapelweise mit Datum umbenennen. Alle drei habe ich gegen das aktuelle Automator-Benutzerhandbuch von Apple für macOS Tahoe 26 geprüft.

Was der Automator ist und warum ihn kaum jemand nutzt

Der Automator ist seit Mac OS X Tiger aus dem Jahr 2005 Teil von macOS und auch in macOS Tahoe 26 weiterhin an Bord. Apple beschreibt ihn als Werkzeug, mit dem Du sich wiederholende Aufgaben automatisierst, ohne komplizierte Skriptsprachen zu lernen. Das Prinzip ist simpel: Du ziehst fertige Bausteine, die sogenannten Aktionen, untereinander in einen Arbeitsbereich und verkettest sie so zu einem Arbeitsablauf. Jede Aktion reicht ihr Ergebnis an die nächste weiter, wie an einem Fließband. Es gibt Aktionen für den Finder, für Bilder, PDFs, Text, Musik, Kalender und vieles mehr, insgesamt mehrere hundert Stück.

Dass der Automator trotzdem ein Schattendasein führt, hat zwei Gründe. Zum einen hat ihm Apple mit der App Kurzbefehle einen moderneren Nachfolger zur Seite gestellt, der das Rampenlicht bekommt. Zum anderen schreckt das leere Fenster beim ersten Start ab: Man weiß schlicht nicht, wo man anfangen soll. Genau diese Hürde räumen wir jetzt aus dem Weg, denn sobald Du einmal verstanden hast, wie ein Workflow entsteht, baust Du den nächsten in zwei Minuten.

Beim Anlegen eines neuen Dokuments fragt Dich der Automator nach dem Typ. Die drei wichtigsten sind der einfache Arbeitsablauf, den Du manuell im Automator startest, die Schnellaktion, die danach im Kontextmenü des Finders auftaucht, und die Ordneraktion, die automatisch losläuft, sobald eine Datei in einem bestimmten Ordner landet. Für den Alltag ist die Schnellaktion der mit Abstand praktischste Typ, deshalb nutzen wir sie in allen drei Beispielen: Du markierst Dateien im Finder, machst einen Rechtsklick und Dein Workflow erledigt den Rest.

Schnellaktion 1: Bilder per Rechtsklick verkleinern

Der Klassiker unter den Automator-Workflows. Wenn Du regelmäßig Fotos für E-Mails, Webseiten oder Messenger verkleinern musst, ersparst Du Dir damit jedes Mal den Umweg über ein Bildprogramm. So baust Du die Schnellaktion:

1. Öffne den Automator, am schnellsten über Spotlight: Drücke Cmd + Leertaste, tippe Automator und bestätige mit Enter.
2. Wähle Ablage > Neu, klicke auf den Dokumenttyp Schnellaktion und dann auf Auswählen.
3. Oben im Arbeitsbereich stellst Du im Einblendmenü Arbeitsablauf empfängt aktuelle(n) den Wert Bilddateien ein und daneben bei in den Wert Finder.
4. Tippe links oben in das Suchfeld der Bibliothek Bilder skalieren und füge die gleichnamige Aktion per Doppelklick hinzu.
5. Der Automator fragt jetzt, ob er zusätzlich die Aktion Finder-Objekte kopieren einfügen soll, damit Deine Originale erhalten bleiben. Klicke auf Hinzufügen. In der eingefügten Kopier-Aktion kannst Du als Ziel zum Beispiel den Schreibtisch stehen lassen, dort landen dann die verkleinerten Kopien.
6. In der Aktion Bilder skalieren wählst Du Auf Größe (Pixel) und trägst die gewünschte Breite ein, zum Beispiel 1200. Alternativ skalierst Du mit Nach Prozent relativ zur Originalgröße.
7. Sichere die Schnellaktion mit Ablage > Sichern und gib ihr einen sprechenden Namen wie Bilder auf 1200 px.

Ab sofort markierst Du im Finder beliebig viele Bilder, machst einen Rechtsklick und findest Deinen Workflow unter Schnellaktionen > Bilder auf 1200 px. Alle ausgewählten Fotos werden in einem Rutsch kopiert und verkleinert. Für den gelegentlichen Einzelfall ohne Automator funktioniert auch die Vorschau-App, wie im Artikel Anleitung: So änderst Du die Größe mehrerer Bilder gleichzeitig in macOS – Batch-Resize im Finder beschrieben. Die Schnellaktion lohnt sich, sobald Du dieselbe Zielgröße immer wieder brauchst.

Schnellaktion 2: Mehrere PDFs zu einer Datei zusammenführen

Verträge, Scans, Rechnungen: Ständig sollen mehrere PDFs als eine Datei verschickt werden. Statt die Seiten in der Vorschau hin und her zu ziehen, erledigt das eine Schnellaktion mit zwei Aktionen:

1. Lege im Automator über Ablage > Neu wieder eine neue Schnellaktion an.
2. Stelle oben Arbeitsablauf empfängt aktuelle(n) auf PDF-Dateien und in auf Finder.
3. Suche in der Bibliothek nach PDF-Seiten kombinieren und füge die Aktion per Doppelklick hinzu. Lass die Option Seiten anhängen ausgewählt, damit die Dokumente komplett hintereinander gehängt werden.
4. Suche anschließend die Aktion Finder-Objekte bewegen und füge sie darunter ein. Als Ziel passt der voreingestellte Schreibtisch. Dieser Schritt ist wichtig, denn ohne ihn legt der Automator das Ergebnis nur in einem temporären Ordner ab, wo Du es nie wiederfindest.
5. Sichere die Schnellaktion mit Ablage > Sichern unter einem Namen wie PDFs zusammenführen.

Zum Verwenden markierst Du die gewünschten PDFs im Finder, machst einen Rechtsklick und wählst Schnellaktionen > PDFs zusammenführen. Auf dem Schreibtisch erscheint eine neue PDF-Datei mit allen Seiten. Sie trägt zunächst einen kryptischen Namen, den Du direkt auf dem Schreibtisch anpasst. Wichtig: Die Reihenfolge der Seiten entspricht der Sortierung im Finder-Fenster. Sortiere den Ordner also vorher nach Namen, dann ist das Ergebnis vorhersehbar.

Schnellaktion 3: Dateien stapelweise mit Datum umbenennen

Wer Scans, Rechnungen oder Fotos archiviert, will Dateinamen wie 2026-06-10 Rechnung.pdf, damit der Ordner chronologisch sortiert. Genau das erledigt die Aktion Finder-Objekte umbenennen für beliebig viele Dateien gleichzeitig:

1. Lege eine neue Schnellaktion an und stelle Arbeitsablauf empfängt aktuelle(n) auf Dateien oder Ordner sowie in auf Finder.
2. Suche in der Bibliothek nach Finder-Objekte umbenennen und füge die Aktion per Doppelklick hinzu.
3. Der Automator bietet wieder an, eine Kopier-Aktion einzufügen. Klicke diesmal auf Nicht hinzufügen, denn wir wollen die Originale tatsächlich umbenennen und keine Duplikate erzeugen.
4. Stelle das oberste Einblendmenü der Aktion auf Datum oder Zeit hinzufügen. Wähle darunter bei Datum/Zeit den Wert Erstellt, bei Wo den Wert Vor dem Namen, als Format Jahr Monat Tag und als Trennzeichen den Bindestrich. Die Vorschau unten in der Aktion zeigt Dir sofort, wie der neue Dateiname aussehen wird.
5. Sichere die Schnellaktion unter einem Namen wie Datum voranstellen.

Markiere nun einen ganzen Schwung Dateien, wähle im Kontextmenü Schnellaktionen > Datum voranstellen, und jede Datei bekommt ihr Erstellungsdatum vor den Namen gesetzt. Im selben Einblendmenü stecken übrigens weitere nützliche Varianten, etwa fortlaufendes Nummerieren oder Text ersetzen. Für eine einmalige, einfache Umbenennung reicht auch der Finder selbst, wie der Artikel Anleitung: So benennst Du Dateien in einem Ordner mit Batch Rename auf macOS um zeigt. Die Automator-Variante spielt ihre Stärke aus, wenn Du dasselbe Schema immer wieder brauchst oder das Umbenennen mit anderen Aktionen kombinierst, etwa erst skalieren, dann nummerieren.

Fazit: Alt, aber längst nicht nutzlos

Der Automator gewinnt keinen Designpreis mehr, aber er ist kostenlos, auf jedem Mac vorinstalliert und löst genau die kleinen, nervigen Wiederholungsaufgaben, für die sich der Griff zu einer Spezial-App nicht lohnt. Wenn Du tiefer einsteigen willst, ist das offizielle Automator-Benutzerhandbuch von Apple die beste Anlaufstelle, dort sind alle Dokumenttypen und Aktionen für macOS Tahoe beschrieben. Fertige Workflows zum Herunterladen und Abschauen findest Du außerdem auf GitHub, zum Beispiel über das Thema automator, unter dem viele Entwickler ihre Sammlungen veröffentlichen.

Richtig spannend wird der Automator in Kombination mit KI-Werkzeugen wie Claude Code oder Codex. Über die Aktionen Shell-Skript ausführen, AppleScript ausführen und JavaScript ausführen führt ein Workflow nämlich beliebigen Code aus. Du beschreibst Deinem KI-Assistenten einfach in normalem Deutsch, was passieren soll, etwa „benenne alle markierten Dateien nach dem Muster Projektname plus laufende Nummer um”, lässt Dir das passende Shell- oder AppleScript generieren und fügst es per Copy-and-paste in die Aktion ein. So entstehen in wenigen Minuten maßgeschneiderte Schnellaktionen, für die es keine fertige Aktion in der Bibliothek gibt. Gerade weil der Automator so in die Jahre gekommen wirkt, unterschätzen ihn viele: Ein Blick in den Programme-Ordner lohnt sich.