Kita- und Schulmails automatisch in den Familienkalender

„Am Donnerstag ist Wandertag, bitte festes Schuhwerk und ein Lunchpaket mitgeben.“ Solche Sätze stehen im vierten Absatz eines Elternbriefs, der als PDF an einer Mail der Kita hängt, zwischen der Erinnerung an die Laternenbastelei und dem Hinweis auf geänderte Öffnungszeiten. Wer zwei Kinder in zwei Einrichtungen hat, bekommt davon mehrere pro Woche und übersieht fast zwangsläufig etwas.

In dieser Anleitung richtest Du Claude so ein, dass er jeden Abend die neuen Mails von Kita, Schule und Verein liest, alle Termine in einen gemeinsamen Familienkalender einträgt und in die Beschreibung schreibt, was mitgebracht oder vorbereitet werden muss.

Voraussetzungen

• Ein bezahlter Claude-Tarif (ab Pro) und die Claude-Desktop-App.
• Ein Google-Konto, in dem die Mails der Einrichtungen ankommen.
• Ein eigener Google Kalender für die Familie, den Du mit Deinem Partner teilst.

Den Familienkalender legst Du in Google Kalender im Browser an: links neben Weitere Kalender auf das Plus klicken, Neuen Kalender erstellen wählen und ihn zum Beispiel Familie nennen. Über die Einstellungen des Kalenders gibst Du ihn unter Für bestimmte Personen freigeben an Deinen Partner frei. Auf dem iPhone erscheint er in der Kalender-App, sobald Dein Google-Konto dort eingerichtet ist.

Schritt 1: Die Absender sammeln

Claude soll nicht Dein ganzes Postfach durchsuchen, sondern nur die Mails der Einrichtungen. Schreib Dir deshalb die Absenderadressen auf: die Kita-Leitung, das Sekretariat der Schule, die Lehrkraft, die Schulplattform, den Sportverein. Sind es viele, legst Du in Gmail ein Label Kinder an und einen Filter, der alle diese Absender automatisch damit versieht. Dann reicht im Auftrag der Hinweis auf das Label.

Schritt 2: Gmail und Kalender verbinden

Klicke in einem Claude-Chat auf das Plus, wähle Connectors und schalte Gmail und Google Calendar ein. Laut Anthropic-Hilfe kann Claude damit Mails lesen und durchsuchen sowie Termine ansehen, anlegen und ändern. Anhänge kann der Gmail-Konnektor allerdings nicht öffnen, er sieht nur deren Namen. Dazu gleich mehr.

Schritt 3: Die tägliche Aufgabe

Klicke in der Seitenleiste auf Scheduled, dann auf New task und Set up manually. Nenne die Aufgabe Familienkalender, wähle Daily um 20:00 Uhr und füge diesen Auftrag ein:

Lies alle Mails mit dem Label "Kinder" aus den letzten
24 Stunden.

Für jeden Termin, der darin genannt wird (Ausflug, Elternabend,
Fotograf, Schließtag, Feier, Training, Abgabe):
1. Prüfe im Kalender "Familie", ob es den Termin schon gibt.
   Wenn ja, ergänze nur fehlende Infos.
2. Sonst lege ihn im Kalender "Familie" an. Titel: Kind und
   Anlass, zum Beispiel "Mia: Wandertag". Mit Uhrzeit, wenn eine
   genannt ist, sonst ganztägig.
3. In die Beschreibung: was mitgebracht, bezahlt oder
   unterschrieben werden muss, und der Betreff der Mail.

Steht ein Termin nur in einem Anhang, erwähne die Mail in
Deiner Zusammenfassung mit dem Hinweis "Anhang prüfen".

Sende, lösche und beantworte keine Mails.
Fasse am Ende zusammen, welche Termine Du angelegt hast.

Mia ist nur ein Muster für den Titel, Claude nimmt den Namen aus der Mail. Hast Du mehrere Kinder in verschiedenen Einrichtungen, nenne im Auftrag, welches Kind wohin geht, etwa „Mia: Kita Sonnenschein, Ben: Grundschule Am Park“. Dann ordnet Claude die Termine richtig zu.

Schritt 4: Testen mit echten Mails

Klicke in der Aufgabe auf Run now und öffne danach den Lauf im Verlauf. Kontrolliere im Familienkalender, ob die Termine stimmen. Beim ersten Mal fragt Claude eventuell nach, bevor er Termine anlegt. Erlaube das dauerhaft für diese Aufgabe, sonst bleibt jeder spätere Lauf an dieser Stelle hängen.

Starte den Lauf dann ein zweites Mal. Es dürfen keine doppelten Termine entstehen. Passiert das doch, ergänze im Auftrag: „Ein Termin gilt als vorhanden, wenn am selben Tag ein Termin mit demselben Anlass existiert.“

Das Problem mit den PDF-Anhängen

Viele Einrichtungen verschicken den eigentlichen Elternbrief als PDF. Der Gmail-Konnektor kann den Inhalt solcher Anhänge nicht lesen. Die Aufgabe weist Dich deshalb in ihrer Zusammenfassung auf solche Mails hin. Den Brief selbst ziehst Du dann in einen normalen Claude-Chat und schreibst dazu: „Trag alle Termine aus diesem Elternbrief in den Kalender Familie ein.“ Das dauert eine halbe Minute und erledigt den Rest.

Wenn es nicht klappt

Termine landen in Deinem Hauptkalender. Der Kalendername im Auftrag stimmt nicht exakt. Schreib ihn so, wie er in Google Kalender heißt, mit Groß- und Kleinschreibung.

Termine haben das falsche Datum. Elternbriefe schreiben oft „nächsten Dienstag“. Ergänze im Auftrag: „Rechne relative Angaben vom Datum der Mail aus, nicht vom heutigen Datum.“

Der Lauf findet keine Mails. Prüfe, ob das Label wirklich vergeben wird. Öffne in Gmail das Label Kinder und schau, ob die Mails von heute dort liegen.

Fazit

Die tägliche Aufgabe nimmt Dir das Übertragen von Terminen ab, und weil beide Eltern denselben Kalender sehen, weiß jeder, wann der Fotograf kommt und wer das Lunchpaket packt. Wenn Du darüber hinaus jeden Morgen einen Überblick über Termine und wichtige Mails willst, passt das Morgen-Briefing mit Claude: Mails, Termine, News dazu.