Paperless-ngx: Papierpost scannen und automatisch ablegen

Der Ordner mit Rechnungen, Versicherungsbriefen und Kontoauszügen wird jedes Jahr dicker, und gerade dann, wenn Du die Garantiequittung für die Waschmaschine brauchst, ist sie nicht da. Paperless-ngx löst das Problem gründlich: Du scannst jeden Brief einmal mit dem iPhone, Paperless erkennt den Text, ordnet Absender, Dokumenttyp und Schlagworte zu und legt das Dokument als durchsuchbares PDF ab. Danach findest Du die Rechnung von 2023 in Sekunden über die Suche nach „Waschmaschine“.

Diese Anleitung installiert Paperless-ngx mit Docker auf einem Raspberry Pi oder Mini-PC, stellt die Texterkennung auf Deutsch, richtet einen Scan-Ordner für iPhone und Mac ein und zeigt, wie Paperless lernt, Deine Post selbst zu sortieren. Stand ist Paperless-ngx 3.4.2 vom November 2026. Grundlage ist die offizielle Installationsanleitung von Paperless-ngx.

Was Du brauchst

Paperless-ngx läuft laut Doku auch auf dem Raspberry Pi. Die Texterkennung ist aber rechenintensiv, und ein Brief mit drei Seiten braucht auf einem Pi 5 einige Sekunden, auf einem Pi 4 deutlich länger. Für einen Haushalt, der täglich ein paar Briefe scannt, reicht ein Pi 5 mit 4 GB vollkommen. Wer seinen Papierberg von zehn Jahren auf einmal einscannt, ist mit einem Mini-PC schneller durch.

Außerdem brauchst Du Docker mit dem Compose-Plugin. Falls es noch fehlt, installierst Du es so, wie im Abschnitt „Docker installieren“ von Immich installieren: iCloud-Fotos selbst hosten beschrieben. Paperless und Immich vertragen sich gut auf demselben Mini-PC.

Paperless-ngx installieren

Am einfachsten ist das offizielle Installationsskript. Es fragt die wichtigsten Einstellungen ab, legt alle Dateien an, lädt die Images und erstellt das Administratorkonto. Melde Dich per SSH an und starte es:

bash -c "$(curl --location --silent --show-error https://raw.githubusercontent.com/paperless-ngx/paperless-ngx/main/install-paperless-ngx.sh)"

Das Skript stellt nacheinander Fragen auf Englisch. Sinngemäß passen diese Antworten für einen typischen Haushalt:

• URL: leer lassen, solange Du nur im Heimnetz arbeitest.
• Port: 8000 übernehmen.
• Time zone: Europe/Berlin.
• Database backend: postgres. Die Doku empfiehlt PostgreSQL für neue Installationen.
• Enable Apache Tika: yes, wenn Du auch Word- und E-Mail-Dateien ablegen willst, sonst no. Tika braucht zusätzlichen Arbeitsspeicher, auf einem Pi mit 4 GB lässt Du es besser weg.
• OCR language: deu+eng. Damit erkennt Paperless deutsche Briefe und die englischen Wörter, die in Rechnungen ständig vorkommen.
• User ID und Group ID: übernehmen, das Skript schlägt Deinen Benutzer vor.
• Ordner für Consume, Media und Data: Lege Media auf das Laufwerk, auf dem genug Platz ist und das Du sicherst.
• Username und Password: Dein Administratorkonto.

Nach ein paar Minuten meldet das Skript, dass Paperless unter http://<IP-des-Geräts>:8000 erreichbar ist. Melde Dich dort mit dem eben gewählten Konto an. Die Oberfläche lässt sich in Deinem Profil auf Deutsch umstellen.

Falls Du später Einstellungen ändern willst, liegen sie in der Datei docker-compose.env im Installationsordner. Nach jeder Änderung startest Du die Container dort mit docker compose up -d neu.

Texterkennung richtig einstellen

Wichtig für deutsche Post ist die Zeile mit der Sprache. Kontrolliere in docker-compose.env, dass sie so aussieht:

PAPERLESS_OCR_LANGUAGE=deu+eng

Deutsch ist im Docker-Image schon enthalten, Du musst nichts nachinstallieren. Fehlt die Zeile oder steht dort nur eng, liest Paperless Umlaute falsch und die Suche nach „Gebühr“ findet nichts.

Auf einem Raspberry Pi helfen zwei weitere Zeilen, die die Doku für schwächere Geräte empfiehlt. Die erste sorgt dafür, dass Paperless nur Seiten ohne Textebene erkennt, die zweite begrenzt die Webserver-Prozesse:

PAPERLESS_OCR_MODE=auto
PAPERLESS_WEBSERVER_WORKERS=1

Scannen mit iPhone und Mac

Paperless holt sich neue Dokumente aus dem sogenannten Consume-Ordner. Alles, was dort landet, wird erkannt, abgelegt und danach aus dem Ordner gelöscht. Der Ordner ist also ein Briefkasten, kein Archiv.

Damit iPhone und Mac direkt dorthin scannen können, gibst Du den Consume-Ordner per Samba im Heimnetz frei. Wie das geht, zeigt Samba auf dem Raspberry Pi: Netzwerkfreigabe für Mac und PC. Als Pfad der Freigabe nimmst Du den Consume-Ordner, den Du bei der Installation angegeben hast.

Auf dem iPhone verbindest Du die Freigabe einmal in der Dateien-App: Tippe auf die drei Punkte oben rechts, wähle Mit Server verbinden und gib smb://<IP-des-Geräts> ein. Danach scannst Du direkt in der Dateien-App: Öffne die Freigabe, tippe wieder auf die drei Punkte und wähle Dokumente scannen. Die Kamera erkennt die Seitenränder automatisch, Du fotografierst alle Seiten nacheinander und tippst auf Sichern. Das PDF landet im Consume-Ordner, und nach wenigen Sekunden taucht es in Paperless auf.

Am Mac ziehst Du PDFs einfach in die verbundene Freigabe. Viele Netzwerkscanner können ebenfalls direkt in eine SMB-Freigabe scannen, dann trägst Du dort denselben Ordner ein.

Ein Detail für die Ordnung: Wenn Du in docker-compose.env diese beiden Zeilen ergänzt, macht Paperless aus Unterordnern im Consume-Ordner automatisch Schlagworte:

PAPERLESS_CONSUMER_RECURSIVE=true
PAPERLESS_CONSUMER_SUBDIRS_AS_TAGS=true

Ein Scan in den Unterordner Steuer bekommt dann das Schlagwort „Steuer“.

Post automatisch sortieren lassen

Die eigentliche Stärke von Paperless ist, dass es mitlernt. Es gibt drei Arten von Zuordnungen:

• Korrespondenten sind die Absender, also Stadtwerke, Krankenkasse oder Vermieter.
• Dokumenttypen sind Rechnung, Vertrag, Bescheid oder Kontoauszug.
• Tags sind freie Schlagworte wie „Steuer 2026“ oder „Auto“.

Lege für die ersten zwanzig, dreißig Dokumente die Zuordnungen von Hand an. Paperless trainiert daraus ein Modell, das bei neuen Dokumenten Vorschläge macht und sie automatisch einträgt. Bei jedem Korrespondenten und Tag kannst Du außerdem eine feste Regel hinterlegen, zum Beispiel, dass alles mit der Kundennummer der Stadtwerke im Text immer den Korrespondenten „Stadtwerke“ bekommt. Feste Regeln sind zuverlässiger, das Modell ist bequemer. Beides lässt sich mischen.

Für wiederkehrende Abläufe gibt es Workflows. Ein Workflow startet bei einem Ereignis, etwa wenn ein Dokument hinzugefügt wurde, und führt dann Aktionen aus: Tags setzen, einen Besitzer zuweisen oder Dich per E-Mail benachrichtigen. Ein typisches Beispiel ist ein Workflow, der jedes Dokument vom Typ „Rechnung“ mit dem Tag „offen“ markiert, bis Du es bezahlt hast.

Paperless kann auch ein E-Mail-Postfach abrufen und Anhänge übernehmen. Unter E-Mail legst Du ein Konto und eine Regel an, etwa „alle PDF-Anhänge aus dem Ordner Rechnungen“. Rechnungen, die nur noch per Mail kommen, landen so ohne Zutun im Archiv.

Das Archiv sichern

Paperless enthält Deine wichtigsten Unterlagen, also gehört es ins Backup. Die Doku empfiehlt dafür den eingebauten Exporter. Er schreibt alle Dokumente samt Metadaten in einen Ordner, aus dem sich das Archiv vollständig wiederherstellen lässt. Wechsle in den Installationsordner und führe aus:

docker compose exec -T webserver document_exporter ../export

Der Export landet im Ordner export neben den anderen Paperless-Ordnern. Sichere diesen Ordner zusammen mit dem Rest auf ein zweites Laufwerk oder ein NAS. Wenn Du den Befehl regelmäßig per Cronjob laufen lässt, aktualisiert er den bestehenden Export, statt jedes Mal alles neu zu schreiben. Ein Hinweis aus der Doku: Ein Export lässt sich nur in dieselbe Paperless-Version wieder importieren. Notiere Dir also zu jedem Backup die Version.

Woran Du erkennst, dass alles funktioniert

Scanne einen Brief mit dem iPhone in die Freigabe. Nach wenigen Sekunden verschwindet die Datei aus dem Consume-Ordner, und in Paperless erscheint das Dokument mit einem Vorschaubild. Suche nach einem Wort aus dem Brief, zum Beispiel dem Namen des Absenders. Findet die Suche das Dokument, ist die Texterkennung aktiv und richtig eingestellt.

Häufige Probleme

Das Dokument bleibt im Consume-Ordner liegen. Liegt der Ordner auf einer Netzwerkfreigabe wie NFS oder einem NAS, bemerkt Paperless neue Dateien nicht von selbst. Ergänze dann PAPERLESS_CONSUMER_POLLING_INTERVAL=10, damit Paperless alle zehn Sekunden nachsieht.

Umlaute werden falsch erkannt. Prüfe die Zeile PAPERLESS_OCR_LANGUAGE=deu+eng und starte die Container neu. Bereits abgelegte Dokumente kannst Du in der Detailansicht über das Menü der Aktionen noch einmal durch die Texterkennung schicken.

Paperless ist nach dem Umzug auf eine Domain nicht erreichbar. Sobald Du Paperless über einen Namen wie paperless.example.de aufrufst, muss genau diese Adresse in PAPERLESS_URL stehen, ohne Schrägstrich am Ende. Sonst blockiert Paperless die Anmeldung aus Sicherheitsgründen.